Compliance UBO

UBO Identifikation: Best Practices erfolgreicher UBO Identifikation

3 min Lesezeit

14.05.2024 15:59:28

Die Feststellung des wirtschaftlich Berechtigten, also des sogenannten Ultimate Beneficial Owners kurz UBO, ist ein kritischer Schritt für Unternehmen, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen und Risiken wie Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu minimieren. In diesem Blogbeitrag erkunden wir die Herausforderungen bei der UBO Identifikation und wie Unternehmen diese erfolgreich bewältigen können.

Der UBO Identifikationsprozess ist unverzichtbar, um ein klares Bild davon zu erhalten, wer die wahren Eigentümer eines Unternehmens sind. Er beinhaltet die Erfassung und Überprüfung von Informationen über die wirtschaftlichen Eigentümer eines Unternehmens. Denn durch die Feststellung des Ultimate Beneficial Owners (UBO) können potenzielle Risiken wie Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung, andere illegale Aktivitäten und insgesamt negative Berichterstattungen besser erkannt und bekämpft werden.

Besonders wichtig ist die sorgfältige Durchführung dieses Prozesses, um genaue und zuverlässige Informationen zu erhalten. Die Feststellung des oder der UBO kann komplex sein, insbesondere bei Unternehmensstrukturen mit mehreren Ebenen und verschiedenen juristischen Personen.

Häufige Herausforderungen bei der UBO Identifizierung

Von komplexen Eigentümerstrukturen bis hin zu rechtlichen Anforderungen - wir beleuchten die Herausforderungen, die Unternehmen bei der Identifizierung des UBO bewältigen müssen. Die Feststellung des Ultimate Beneficial Owners kann verschiedene Herausforderungen mit sich bringen, wie beispielsweise diese, genaue Informationen über den oder die wirtschaftlichen Eigentümer zu erhalten. In einigen Fällen können Unternehmen komplexe Eigentums- und Beteiligungsstrukturen haben, die eine Identifizierung erschweren. Es kann auch schwierig sein, die erforderlichen Informationen von Dritten zu erhalten, insbesondere wenn diese nicht kooperativ sind oder es Sprachbarrieren gibt.

Ein weiteres Problem bei der UBO Identifizierung ist die Aktualisierung der Informationen. Da sich Eigentums- oder Beteiligungsverhältnisse ändern können, ist es wichtig, die Identifizierung regelmässig zu überprüfen und zu aktualisieren. Dies erfordert eine effiziente Datenverwaltung und einen klaren Prozess, um Änderungen zu erfassen und zu dokumentieren.

Darüber hinaus können rechtliche und regulatorische Anforderungen in verschiedenen Ländern die UBO Identifizierung zusätzlich erschweren. Unternehmen müssen die spezifischen Anforderungen jedes Landes verstehen und sicherstellen, dass sie diese erfüllen, um allfällige Compliance-Risiken zu minimieren.

Technologische Lösungen zur Unterstützung des UBO Identifikationsprozesses

Technologische Lösungen können den UBO Identifikationsprozess erleichtern und verbessern. Eine Möglichkeit besteht darin, auf Datenbanken und andere elektronische Ressourcen zuzugreifen, um Informationen über Unternehmen und deren Eigentümer zu erhalten. Dies kann die Effizienz und Genauigkeit der Identifizierung erhöhen.

Darüber hinaus können Automatisierung und künstliche Intelligenz eingesetzt werden, um den Identifikationsprozess zu unterstützen. Durch den Einsatz von Algorithmen und maschinellem Lernen können potenzielle UBOs schneller identifiziert und überprüft werden. Dies spart Zeit und Ressourcen und reduziert menschliche Fehler.

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass technologische Lösungen nicht alle Herausforderungen bei der UBO Identifizierung lösen können. Menschliche Überprüfung und Fachwissen bleiben entscheidend, um erhaltene Informationen zu prüfen, zu bewerten und zu beurteilen.

Compliance-Risiken bei unzureichender UBO Identifizierung

Welche rechtlichen und finanziellen Risiken entstehen, wenn Unternehmen die UBO Identifikation vernachlässigen? Eine unzureichende UBO Feststellung kann zu erheblichen Compliance-Risiken führen. Unternehmen, die die wirtschaftlichen Eigentümer nicht ordnungsgemäss feststellen und dokumentieren, können gegen Geldwäsche- und Terrorismusfinanzierungsbestimmungen verstossen. Dies kann zu rechtlichen Konsequenzen, Geldstrafen und einem erheblichen Reputationsverlust führen.

Darüber hinaus können unzureichende UBO Identifikationsprozesse die Transparenz des Unternehmens beeinträchtigen und das Vertrauen der Kunden, Investoren und anderer Stakeholder verringern. Es ist wichtig, dass Unternehmen ihre Compliance-Verpflichtungen ernst nehmen und sicherstellen, dass sie angemessene Massnahmen zur UBO Identifizierung implementieren.

Best Practices für eine erfolgreiche UBO Identifikation

Von klaren Richtlinien bis hin zur regelmässigen Überprüfung - benutzen Sie bewährte Verfahren, die Unternehmen helfen, eine erfolgreiche UBO Identifikation zu erreichen und Compliance-Risiken zu minimieren. Deswegen sollten Unternehmen folgende Best Practices befolgen:

Zunächst ist es wichtig, klare interne Richtlinien und Verfahren für die UBO Identifizierung zu entwickeln, zu dokumentieren und umzusetzen. Dies stellt sicher, dass der Identifikationsprozess konsistent, nachvollziehbar und korrekt dokumentiert ist.
Im Weiteren sollten Unternehmen regelmässig die vorhandenen UBO Informationen überprüfen und aktualisieren. Dies gewährleistet, dass die Identifizierung auf dem neuesten Stand ist und potenzielle Risiken frühzeitig erkannt werden.
Eine enge Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern und Experten ist ebenfalls hilfreich. Externe Fachleute können Unternehmen bei der Identifizierung und Überprüfung der UBOs unterstützen und ihr Fachwissen einbringen.
Schliesslich ist es wichtig, das Bewusstsein für die Bedeutung der UBO Identifikation im gesamten Unternehmen zu schärfen. Schulungen und Schulungsmaterialien können dazu beitragen, das Verständnis für die Compliance-Anforderungen zu verbessern und Mitarbeiter zu sensibilisieren.

Unterstützende Tools für die UBO Identifikation

Entdecken und nutzen Sie Tools, wie Pythagoras UBO Screening, das mit Daten der Dun&Bradstreet Referenzdaten Unternehmen dabei unterstützt, ihre UBO Identifikationsprozesse zu optimieren und gleichzeitig Compliance-Risiken zu minimieren. Das Pythagoras UBO Screening stellt die korrekte Dokumentation aller Prüfschritte und die Aktualität der vorhandenen Daten sicher.

Kurz gesagt

Indem Unternehmen diese Best Practices befolgen, können sie eine erfolgreiche UBO Identifikation erreichen und ihre Compliance-Risiken minimieren. Die Identifikation des Ultimate Beneficial Owners ist ein zwingender Bestandteil der Compliance-Strategie jedes Unternehmens. Durch die Auseinandersetzung mit den Herausforderungen und die Umsetzung bewährter Verfahren können Unternehmen ihre Compliance-Verpflichtungen erfüllen und ihr Geschäft schützen.