Know Your Supplier (KYS): Definition und Bedeutung

In der heutigen vernetzten Geschäftswelt sind verlässliche Lieferketten entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Inmitten globaler Handelsströme und komplexer Produktionsprozesse bietet Know Your Supplier (KYS) Unternehmen das essentielle Werkzeug, um diese Verlässlichkeit durch tiefgreifendes Wissen und kontinuierliche Überwachung ihrer Lieferanten sicherzustellen. Es dient nicht nur der Risikoprävention und Compliance, sondern schützt Unternehmen auch vor gravierenden Reputationsschäden und rechtlichen Folgen.

Know Your Supplier bedeutet übersetzt „Kennen Sie Ihren Lieferanten“. Es ist eine Massnahme zur Risikoprävention und Compliance, die Unternehmen durchführen, um die Zuverlässigkeit und Integrität von Lieferanten zu überprüfen. Damit wird das Unternehmen vor Betrug, Geldwäsche und anderen illegalen Aktivitäten sowie vor Reputationsschäden geschützt. Um KYS anzuwenden, müssen Unternehmen Informationen über ihre Lieferanten sammeln, analysieren und bewerten. Dazu zählen z.B. die Identität, finanzielle Stabilität, Reputation und Nachhaltigkeit des Lieferanten. Dies geschieht im besten Fall fortlaufend. Dadurch stellt das Unternehmen sicher, dass die Daten stets korrekt und aktuell sind.

KYS steht für den Prozess, der es Unternehmen ermöglicht, Produktionsstandards zu prüfen und Verstösse rechtzeitig aufzudecken. Die zu prüfenden Standards umfassen Aspekte wie Umweltverträglichkeit, Entlohnung, Menschenrechte sowie Arbeits- und Gesundheitsschutz des Lieferanten. Ebenso wichtig ist die Überprüfung seiner geschäftlichen Integrität, um sicherzustellen, dass er nicht in zwielichtige Geschäftspraktiken wie Geldwäsche, Betrug oder Korruption verwickelt ist.

KYS ist vor allem für Industrie- und Handelsunternehmen relevant. Insbesondere betrifft es Unternehmen, die Rohstoffe und Produkte aus dem Ausland importieren. Durch eine gründliche Überprüfung ihrer Lieferanten können sich Unternehmen vor dem Vorwurf schützen, dass sie rechtskonforme Arbeitsbedingungen missachten oder gegen Menschenrechte verstossen.

Vom Rohstoff bis zum Endprodukt ist es ein langer Weg. Bis aus Rohstoffen ein Endprodukt produziert wird, sind in der globalisierten Wirtschaft viele Lieferanten aus verschiedenen Ländern und Kontinenten in der Lieferkette involviert. Dadurch entstehen mitunter schwer zu kontrollierende Lieferketten. Die Gesetzeslage variiert zum Teil gravierend. Kooperation kann von den Lieferanten nicht im gleichen Masse vorausgesetzt werden. 

Mit dem Aufkommen von Regularien wie dem Lieferketten­sorgfaltspflichtengesetz (LkSG) steigt die Bedeutung, Standards im Hinblick auf Umweltverträglichkeit, Entlohnung, Arbeits- und Gesundheitsschutz durchzusetzen. KYS stellt die notwendigen Instrumente bereit, um die Qualität der eigenen Produktion zu gewährleisten und potenzielle Haftungsrisiken zu minimieren.

KYS verfolgt das Ziel, die Qualität und Sicherheit von Lieferketten zu gewährleisten. Dies geschieht, indem ein Unternehmen die Risiken seiner Lieferanten nach KYC, AML und ESG Parametern identifiziert, bewertet und mindert. Ein KYS-Prozess kann dem Unternehmen dabei helfen, einen ganzheitlichen Blick auf alle Risikoarten zu erhalten und ein angemessenes Framework für sein Risikomanagement zu entwickeln. Es kann als Teil einer Finanzbericht Prüfung durchgeführt werden, um die Relevanz und Aussagekraft der finanziellen Informationen der Lieferanten zu beurteilen.

In unserer global vernetzten Geschäftswelt ist die Zusammenarbeit mit Lieferanten für zahlreiche Unternehmen unerlässlich. Dabei bietet KYS zahlreiche Vorteile. Zu den bedeutendsten zählen:

• Erhöhte Transparenz in der Lieferkette durch gesammelte Informationen über die Herkunft, Qualität und Sicherheit der Produkte oder Dienstleistungen
• Risikobewertung des Lieferanten, durch erkannte potenzielle Bedrohungen wie Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung, Betrug oder Korruption
• Sichere regulatorische Compliance durch Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen und Standards in Bezug auf Steuern, Zölle, Sanktionen oder Umweltschutz*
• Schutz des eigenen Rufs, durch die Vermeidung von negativen Einflüssen auf die Marke, die Kunden oder die Stakeholder
• Förderung der Nachhaltigkeit und des verantwortungsvollen Einkaufs durch Berücksichtigung der ethischen, sozialen und ökologischen Kriterien bei der Auswahl der Lieferanten
• Bessere Kundenerfahrung, dank qualitativ hochwertiger und zuverlässiger Produkte oder Dienstleistungen

*Dabei ist insbesondere auch das Lieferketten­sorgfaltspflichtengesetz (LkSG) zu berücksichtigen, das ab 2023 die Sorgfaltspflichten von Unternehmen in Bezug auf ihre Lieferketten intensiviert. 

Um KYS erfolgreich in Ihrem Unternehmen zu implementieren, sollten vorerst folgende vier Schritte berücksichtigt werden:

• Lieferkettenpartner verstehen: Es ist wichtig, die Lieferanten, ihre Geschäftswerte und -modelle genau zu kennen, um potenzielle Risiken zu minimieren, die der Geschäftsbeziehung schaden.
• Gekaufte Waren genau prüfen: Unternehmen sollten sicherstellen, dass die von ihren Lieferanten bezogenen Produkte oder Dienstleistungen den gebotenen Qualitäts-, Sicherheits- und Nachhaltigkeitsstandards entsprechen.
• Überwachung der Lieferkette: Eine regelmässige Kontrolle und Bewertung der gesamten Lieferkette ist entscheidend, um potenzielle Probleme oder Abweichungen frühzeitig zu erkennen und zu beheben.
• Unterstützung von externen Partnern nutzen: Externe Partner wie Berater, Technologie- oder Datenanbieter können helfen, die KYS-Prozesse zu optimieren und zu automatisieren.

Aber keine Sorge. Spezialisierte Tools helfen den KYS-Prozess zu vereinfachen. Beispielsweise bietet Pythagoras Solutions ein professionelles Monitoring-Tool das eine automatisierte Überwachung von Lieferanten ermöglicht. Sprechen Sie uns auf das ESG Management an.